Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (англ. Eisenhower Matrix) — метод тайм-менеджмента, помогающий вычленить из всего потока дел самые важные и срочные, и распределить остальные задачи по параметрам скорости их реализации и ценности, это способствует регулированию рабочей нагрузки.

Смысл Матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.

Матрица Эйзенхауэра по сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Матрица состоит из четырёх критериев срочности и важности: Блок A: «Срочно и Важно», Блок B: «Несрочно и Важно», Блок C: «Срочно и Неважно», Блок D: «Несрочно и Неважно».

«Важные и Срочные»

Блок A: «Важные и Срочные''» («квадрат кризисов») — это очень важные задачи, которые либо вышли из-под контроля, либо возникли внезапно, их следует выполнить незамедлительно, чтобы избежать последствий. Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной негативных событий.

Примеры: оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить.

Старайтесь в квадрате «Важных и Срочных» оставлять, как можно меньше дел, по возможности, должен быть пустым, но задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации\события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда.

Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

«Важные и Срочные» дела можно делегировать, но это следует делать с большой осторожностью.

Примеры: поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

«Важно и Не Срочно»

Блок B: «Важные и Не Срочные» (Стратегический квадрат) — приоритетные и перспективные задачи, направлены непосредственно на достижение наших целей, которые следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Этим делам нужно уделять максимум внимания и инвестировать большую часть своего времени, они помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами.

Если таких задач большинство, вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным, из-за этого уровень стресса снижается, вы почувствуете себя ещё лучше, когда увидите первые результаты.

Хотя дела из Блока B и не являются срочными, их нельзя игнорировать, ведь они перейдут в Блок A. Обратите внимание на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению задач более разумно и конструктивно, а это позволяет раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными своих дел. По сути, правильным подходом является декомпозиция таких задач с переводом их в Блок A.

Примеры: Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учёба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом.

«Не Важно, но Срочно»

Блок С: «Не Важно, но Срочно» (Квадрат иллюзий\суеты) — задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши ценности. Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей.

Пример: мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером.

Этим делам нужно уделять минимум внимания и минимум времени, а также можно их делегировать (передать другим), автоматизировать (для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж), оптимизировать (ускорить работу).

Задачи из Квадрата C легко спутать с Квадратом A, из-за нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает иллюзию продуктивной занятости, отвлекающую нас от действительно важных вещей, и не улучшает нашу жизнь.

Примеры: (рутинные задачи) проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела.

«Не Важно и Не Срочно»

Блок D: «Не Важные и Не Срочные» («Убийцы Времени») — малозначительные и необязательные спонтанные желания, или даже вредные, но любимые, которые почти никак не влияют на наши ценности, и не требуют незамедлительных действий. Это самые легкие и приятные дела в нашем списке из-за этого некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался пустым. За этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе.

Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Когда вы будете уставшим, не стоит заниматься задачами из Блока D, лучшем решением будет правильно запланировать качественный отдых (Важно, но Не Срочно).

Литература

1. Афанасьев М. А. Применение безлюдных технологий принятия решений для оптимизации нагрузки на управленческие кадры. // Инновации и инвестиции. — 2023. — № 7.
2. Гречников Ф. В., Клентак Л. С. Влияние метода формирования портфолио на эффективное использование времени студентами вуза. // ИТС. — 2016. — № 1 (82).
3. Тенхунен П. Ю., Елисеева Ю. А. Особенности восприятия учебной информации современными студентами: потенциал визуальной концептуализации. // ИТС. — 2015. — № 4 (81).